Suministro Responsable
La adquisición responsable de bienes y servicios es fundamental para EBSA, ya que permite garantizar el cumplimiento de su objeto social mediante la implementación de prácticas sostenibles, éticas y perdurables. Esta gestión no solo asegura la correcta ejecución de los planes y proyectos estratégicos de la organización, sino que también garantiza la alineación con las políticas institucionales de ética, medio ambiente, seguridad, gestión de activos y calidad.
Importancia del Suministro Responsable
EBSA reconoce que un proceso de contratación eficiente y transparente es clave para fortalecer la confianza con los grupos de interés, optimizar los recursos y contribuir al desarrollo económico y social del departamento de Boyacá. La gestión responsable del suministro impacta positivamente en la sostenibilidad de la compañía, la calidad de los servicios prestados y en la consolidación de relaciones duraderas con proveedores.
Objetivos y Metas 2024
Durante el año 2024, se establecieron los siguientes objetivos:
Optimización de Tiempos de Respuesta:
Reducir los tiempos de atención a las solicitudes de las áreas internas.
Implementación de Service Desk:
Incorporar una herramienta tecnológica que permita el control eficiente y en tiempo real de los indicadores del proceso de contratación.
Mejora de la Eficiencia Operativa:
Incrementar la eficiencia en la gestión de solicitudes y procesos de contratación.
Indicadores de Gestión
Tiempo de Respuesta:
Medición del tiempo promedio de atención a las solicitudes realizadas por otras áreas.
Eficiencia del Service Desk:
Evaluación del rendimiento de la herramienta en la gestión y trazabilidad de los procesos.
Grupos de Interés Relacionados
Optimización de Tiempos de Respuesta:
Reducir los tiempos de atención a las solicitudes de las áreas internas.
- Proveedores de bienes y servicios
- Partes interesadas internas
- Autoridades ambientales
- Entidades regulatorias
- Procesos estratégicos y de apoyo
- Interventores
Impactos de la Gestión Responsable
La implementación de estándares de sostenibilidad y transparencia ha generado impactos positivos, tales como:
Cumplimiento de ANS:
Se asegura el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio en la compra de bienes y servicios.
Mitigación de Riesgos:
Se fortalecen los procesos precontractuales y contractuales mediante cláusulas específicas, debida diligencia y control de pólizas.
Selección Estratégica de Proveedores:
A través de procedimientos de evaluación y reevaluación se garantiza la calidad, competitividad y mejores precios del mercado.
Reducción de Costos:
Optimización de recursos a través de negociaciones eficientes.
Relaciones a Largo Plazo:
Se consolidan relaciones sostenibles y de confianza con proveedores.
Fortalecimiento de Capacidades:
Se promueven procesos de capacitación que mejoran la competitividad del proveedor.
Impulso a la Economía Local:
Contratación de proveedores y mano de obra local, contribuyendo a la economía circular regional.
Cumplimiento Contractual:
Reducción de riesgos y fortalecimiento del cumplimiento de las condiciones pactadas.
Programas e Iniciativas Implementadas
Para lograr una gestión eficiente del suministro responsable, EBSA implementó las siguientes acciones:
Gestión de interventoría técnica en contratos de obra.
Implementación del Service Desk, permitiendo el control eficiente de ANS y mejorando la trazabilidad de los procesos.
Cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad, alineando los procesos de contratación con los requisitos establecidos por la organización.
Alineación Estratégica
El proceso de contratación contribuye directamente al cumplimiento del objetivo estratégico:
“Generar valor mediante la negociación para obtener el mejor precio en los bienes y servicios a contratar.”
Áreas Involucradas
La Dirección de Contratación lidera este asunto material, asegurando la adquisición oportuna de bienes y servicios. Además, se cuenta con el apoyo de áreas clave como:
Oficina Jurídica
Oficina de Control de Gestión
Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo
Estas áreas brindan lineamientos fundamentales para el cumplimiento de la normativa vigente y de los objetivos institucionales.
Aspectos Destacados 2024
Reducción de Tiempos de Respuesta:
Meta alcanzada gracias a la implementación éxitos del service desk.
Mayor Eficiencia Operativa:
Mejora en el control de los procesos y visualización en tiempo real de indicadores.
Alta Satisfacción Interna:
Las áreas usuarias reportaron mejoras significativas en los tiempos y calidad del servicio recibido, se mejora la comunicación entre líderes de procesos.
Asignación de Herramientas:
Se asignaron seis licencias de service desk al equipo de contratación para gestionar eficientemente los procesos asignados.
Fortalecimiento de la imagen del área
gracias al uso de herramientas tecnológicas.
Trazabilidad y visibilidad
en tiempo real para los usuarios internos.
Desafíos y Oportunidades para el 2025
Desde la Dirección de Contratación, se continuará trabajando en la mejora continua del proceso. Para el 2025, el principal reto será avanzar en el desarrollo del dimensionamiento y el caso de negocio del proceso de contratación, en articulación con el área de sistemas.
Desempeño y Resultados de Indicadores Clave
Total de compras de bienes y servicios en (millones de pesos)
> $1.764.708
Gestión Contractual – Vigencia 2024
Durante el año 2024, EBSA registró un total de 830 contratos en el marco de su gestión contractual. Estos se distribuyeron por tipo de contrato de la siguiente manera:
De forma general, los contratos suscritos durante esta vigencia incluyeron la prestación de servicios como vigilancia, la ejecución de obras eléctricas y civiles, el suministro de materiales requeridos para diversos proyectos, así como la contratación de consultorías técnicas y especializadas, entre otros.
Lineamientos y mecanismos para evaluación de proveedores
Desde el proceso de contratación, se han establecido diversos controles que garantizan el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. Estos mecanismos están detallados en la minuta correspondiente y comprenden los siguientes elementos:
Controles establecidos durante el proceso de contratación:
Manual de Interventoría:
Establece directrices claras para la supervisión y control de los proyectos, asegurando una adecuada gestión durante su ejecución.
Supervisión en el trámite de pagos:
La Coordinación de Interventoría realiza un seguimiento riguroso al proceso de pagos, con el fin de garantizar su correcta y oportuna ejecución.
Cumplimiento normativo:
Se verifica que todas las actividades del contratista se desarrollen conforme a la legislación y regulaciones vigentes.
Requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST):
A todos los oferentes se les exige el cumplimiento del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud y Ambiente, conforme a lo indicado en la invitación a participar. Los requerimientos específicos son:
Manual del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud y Ambiente (MA-GS-01):
El contratista deberá dar cumplimiento a este manual, así como al Anexo 11 – Requisitos en Seguridad, Salud y Ambiente para el Proveedor de Servicios del procedimiento de contratación. Ambos documentos se encuentran disponibles en la página web oficial de EBSA (www.ebsa.com.co) y forman parte integral del contrato.
Evaluaciones y certificaciones exigidas:
Presentar la autoevaluación del sistema de gestión en SST y el plan de trabajo anual, conforme al Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019, expedidos por el Ministerio de Trabajo y el Fondo de Riesgos Laborales.
Incluir la certificación de calificación emitida por la ARL, debidamente firmada por el representante legal de la empresa.
Autoevaluación ambiental:
Anexo 10, correspondiente a la Autoevaluación en Medio Ambiente, como parte de los requisitos de contratación.